Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Bổ Sung Phone Booth Văn Phòng?
Không phải văn phòng nào cũng cần lắp phone booth văn phòng ngay từ đầu. Tuy nhiên, khi nhân viên liên tục phải tìm phòng họp trống để gọi điện, tiếng họp online ảnh hưởng người bên cạnh hoặc khu vực làm việc mở ngày càng ồn, đó là lúc doanh nghiệp nên xem lại cách tổ chức không gian. Thay vì lựa chọn cabin chỉ vì xu hướng, chủ đầu tư, admin và bộ phận thu mua nên dựa trên những vấn đề đang xảy ra thực tế. Một vài dấu hiệu dưới đây có thể giúp xác định nhu cầu rõ hơn trước khi quyết định.
Những dấu hiệu văn phòng đang cần phone booth văn phòng
Nhân viên thường xuyên chiếm phòng họp để gọi điện
Một cuộc gọi với khách hàng có thể chỉ kéo dài 10–15 phút nhưng vẫn cần không gian tương đối riêng tư. Nếu nhân viên phải sử dụng phòng họp lớn chỉ để thực hiện những cuộc gọi cá nhân, khả năng khai thác phòng họp sẽ giảm đáng kể.
Tình trạng này dễ nhận thấy ở những văn phòng có nhiều bộ phận sales, tuyển dụng, chăm sóc khách hàng hoặc quản lý thường xuyên trao đổi online. Phone booth văn phòng có thể trở thành một khu vực riêng dành cho các nhu cầu ngắn như vậy.
Tiếng họp online bắt đầu ảnh hưởng khu vực làm việc
Văn phòng open space giúp các bộ phận dễ trao đổi, nhưng cũng khiến âm thanh lan sang những vị trí xung quanh. Một vài cuộc họp online diễn ra cùng lúc có thể khiến người ngồi gần khó tập trung.
Nếu tình trạng này xuất hiện thường xuyên, doanh nghiệp nên xem xét lại cách phân bổ các khu vực trao đổi. Cabin cách âm có thể hỗ trợ tách một phần hoạt động gọi điện khỏi khu vực làm việc chung.
Nhân viên phải ra hành lang để nghe điện thoại
Đây là dấu hiệu khá dễ quan sát nhưng đôi khi bị bỏ qua. Khi nhân viên thường xuyên cầm laptop hoặc điện thoại ra hành lang, pantry hay khu vực ít người để tham gia cuộc gọi, văn phòng có thể đang thiếu không gian riêng cho những hoạt động này.
Một phone booth văn phòng được bố trí đúng vị trí sẽ giúp người dùng có thêm lựa chọn mà không phải di chuyển quá xa khỏi chỗ làm việc.
Trước khi mua phone booth văn phòng, hãy kiểm tra nhu cầu thực tế
Ghi nhận tần suất sử dụng phòng họp cho cuộc gọi cá nhân
Admin có thể quan sát trong một vài ngày xem phòng họp đang được sử dụng cho mục đích gì. Nếu nhiều lượt đặt phòng chỉ có một người tham gia họp online hoặc gọi điện, đây là dữ liệu khá hữu ích để đánh giá nhu cầu cabin.
Cách kiểm tra này tốt hơn việc quyết định số lượng phone booth văn phòng dựa trên cảm tính. Doanh nghiệp cũng dễ xác định được khu vực nào cần bổ sung trước.
Xác định số người thường xuyên họp online
Không phải toàn bộ nhân viên đều có nhu cầu sử dụng cabin giống nhau. Sales có thể cần gọi điện nhiều, HR thường xuyên phỏng vấn online, trong khi một số bộ phận khác chủ yếu làm việc tại bàn.
Bộ phận thu mua nên xác định nhóm người dùng chính và tần suất sử dụng trước khi chọn sản phẩm. Từ đó mới cân nhắc số lượng cabin và kiểu không gian phù hợp.
Xem lại khoảng trống thực tế trên mặt bằng
Trước khi yêu cầu báo giá, nên xác định một vài vị trí có khả năng đặt cabin. Cần tính đến hướng mở cửa, khoảng di chuyển và sự liên kết với các khu vực làm việc xung quanh.
Phone booth văn phòng không nên trở thành vật cản giữa những tuyến giao thông thường xuyên. Việc chọn vị trí hợp lý ngay từ đầu sẽ giúp cabin dễ sử dụng hơn sau khi lắp đặt.
Những trường hợp chưa cần vội lắp phone booth văn phòng
Văn phòng đã có đủ phòng gọi điện nhỏ
Một số mặt bằng được thiết kế sẵn nhiều focus room hoặc phòng họp nhỏ cho một đến hai người. Nếu các không gian này vẫn đáp ứng đủ nhu cầu thì doanh nghiệp chưa nhất thiết phải bổ sung cabin.
Thay vào đó, có thể theo dõi tần suất sử dụng trong một thời gian. Chỉ nên đầu tư khi bắt đầu xuất hiện tình trạng thiếu phòng hoặc ảnh hưởng đến công việc.
Nhân viên ít thực hiện cuộc gọi trong giờ làm việc
Với những doanh nghiệp mà phần lớn công việc không yêu cầu trao đổi qua điện thoại hoặc họp online thường xuyên, nhu cầu cabin có thể thấp. Trong trường hợp đó, diện tích văn phòng có thể được ưu tiên cho những công năng khác.
Việc lựa chọn phone booth văn phòng nên xuất phát từ hành vi sử dụng thực tế của nhân viên thay vì chỉ dựa trên cách bố trí của những văn phòng khác.
Mặt bằng quá nhỏ và chưa xác định được vị trí phù hợp
Cabin cần một diện tích nhất định và khoảng trống để người dùng ra vào. Nếu mặt bằng vốn đã chật, đặt thêm một khối lớn có thể khiến lối đi bị thu hẹp hoặc tạo cảm giác nặng nề.
Trước khi lựa chọn, nên xem lại layout và xác định vị trí khả thi. Trong một số trường hợp, điều chỉnh cách tổ chức phòng hiện hữu có thể phù hợp hơn.
Cách chọn phone booth văn phòng khi đã xác định đúng nhu cầu
Chọn loại cabin dựa trên mục đích sử dụng
Nếu nhu cầu chính là gọi điện ngắn, doanh nghiệp không cần lựa chọn một cabin quá lớn. Ngược lại, nếu người dùng thường xuyên họp online với laptop trong thời gian dài hơn, không gian thao tác và tư thế ngồi cần được xem xét kỹ.
Xác định mục đích trước sẽ giúp bộ phận thu mua lọc sản phẩm nhanh hơn và tránh trả thêm cho những hạng mục không cần thiết.
Tham khảo thêm: Thiết Kế Nội Thất Văn Phòng Hiện Đại Xu Hướng Human-Centric
Trải nghiệm cabin trước khi quyết định
Khi có thể, hãy thử trực tiếp phone booth văn phòng tại showroom. Đóng cửa, thử nói chuyện, ngồi làm việc và quan sát cảm giác bên trong là những thao tác đơn giản nhưng rất có giá trị.
Đừng chỉ đánh giá khả năng cách âm. Cửa, không gian bên trong, vị trí bàn, nguồn điện và cảm giác thông thoáng đều ảnh hưởng đến việc nhân viên có muốn sử dụng cabin hằng ngày hay không.
So sánh sản phẩm trên cùng một tiêu chí
Khi xem nhiều mẫu cabin, bộ phận thu mua nên dùng cùng một danh sách tiêu chí để so sánh. Có thể tập trung vào mục đích sử dụng, kích thước phù hợp mặt bằng, trải nghiệm bên trong, cách bố trí và mức độ hoàn thiện.
Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu phone booth văn phòng, có thể tham khảo các dòng phone booth và cabin cách âm tại Nabses rồi trải nghiệm trực tiếp để đánh giá mức độ phù hợp. Lựa chọn đúng nhu cầu ngay từ đầu thường hiệu quả hơn việc chỉ tìm một mẫu cabin có hình thức bắt mắt.
Thông tin liên hệ
Hotline: 0857 121 121 – 0814 121 121
Showroom 1: Số 25, đường 34, phường An Khánh, TP. Thủ Đức.
Showroom 2: Số 44, đường 34, phường An Khánh, TP. Thủ Đức.
Bình luận